Bien que la demande en ligne soit aujourd'hui la méthode la plus courante, il est toujours possible d'obtenir un KBIS par courrier en adressant une demande écrite au greffe du tribunal de commerce. Cette méthode convient aux personnes qui n'ont pas accès à Internet ou qui préfèrent un document papier officiel.
Le KBIS est un document public. Vous n'avez pas besoin de justifier votre demande ni de fournir un motif particulier. Il suffit d'identifier l'entreprise et de régler les frais de greffe.
Principe de la demande de KBIS par courrier
La demande de KBIS par courrier consiste à envoyer une lettre au greffe du tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. Le greffe traite la demande, édite l'extrait KBIS papier et vous l'envoie par voie postale. Cette procédure est ouverte à tout le monde : dirigeants, salariés, fournisseurs, particuliers.
Comment identifier le greffe compétent
Chaque entreprise est rattachée au greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel se trouve son siège social. Pour identifier le greffe compétent :
- Consultez le site infogreffe.fr et recherchez l'entreprise
- Sur la fiche de l'entreprise, notez le tribunal de commerce mentionné
- Recherchez les coordonnées postales de ce greffe
Si l'entreprise est domiciliée en Alsace-Moselle, les registres du commerce sont tenus par les greffes des tribunaux judiciaires, et non par les tribunaux de commerce.
Contenu de la lettre de demande
Votre courrier doit contenir les informations suivantes :
- Vos coordonnées : nom, prénom, adresse postale complète
- L'objet de la demande : « Demande d'extrait KBIS »
- L'identification de l'entreprise : dénomination sociale et/ou numéro SIREN
- Le mode de paiement : chèque à l'ordre du greffe du tribunal de commerce
- En-tête avec vos coordonnées complètes et la date
- Adresse du greffe du tribunal de commerce compétent
- Objet : Demande d'extrait KBIS
- Mentionnez la dénomination sociale et le numéro SIREN
- Précisez que vous joignez le règlement (chèque de 4,03 €)
- Formule de politesse et signature
Tarif et mode de paiement
| Type de document | Tarif TTC |
|---|---|
| Extrait KBIS par courrier | 4,03 € |
| Extrait K (commerçant) par courrier | 4,03 € |
Le paiement se fait par chèque libellé à l'ordre du « Greffe du Tribunal de Commerce de [Ville] ». Joignez impérativement le règlement, faute de quoi la demande ne sera pas traitée.
Délais de réception
Le délai d'obtention du KBIS par courrier varie selon plusieurs facteurs :
- Acheminement du courrier aller : 1 à 3 jours ouvrés
- Traitement par le greffe : 1 à 3 jours ouvrés
- Retour postal : 1 à 3 jours ouvrés
Au total, comptez entre 5 et 10 jours ouvrés pour recevoir votre KBIS par courrier.
Avantages et inconvénients
| Avantages | Inconvénients |
|---|---|
| Document papier original | Délai long (5-10 jours) |
| Pas besoin d'accès Internet | Coût plus élevé (4,03 €) |
| Accessible à tous sans compte en ligne | Impossibilité de vérifier le traitement |
| Adapté aux procédures nécessitant un original | Risque de perte postale |
Alternatives plus rapides
Si vous avez besoin d'un KBIS rapidement, les alternatives numériques sont préférables :
- Infogreffe : KBIS numérique en quelques minutes pour 3,37 €
- MonIdenum : KBIS gratuit pour les dirigeants
- Guichet Unique : KBIS gratuit pour les dirigeants via l'INPI
- KBIS en Ligne : commande simplifiée avec réception immédiate
- Le KBIS par courrier coûte 4,03 € (chèque au greffe)
- Délai de réception : 5 à 10 jours ouvrés
- Aucun justificatif à fournir (document public)
- Les alternatives en ligne sont plus rapides et moins chères
Questions fréquentes
Peut-on demander un KBIS par email au greffe ?
En règle générale, les greffes ne traitent pas les demandes par email. Utilisez la voie postale, le guichet ou les plateformes en ligne.
Faut-il envoyer un courrier recommandé ?
Non, un courrier simple suffit. Un recommandé avec accusé de réception n'est utile que si vous souhaitez une preuve d'envoi.
Que faire si le greffe ne répond pas ?
Si vous n'avez pas reçu votre KBIS après 15 jours ouvrés, contactez le greffe par téléphone pour vérifier le statut de votre demande.
Le KBIS papier a-t-il plus de valeur que le numérique ?
Non, les deux formats ont la même valeur juridique. Le KBIS numérique signé électroniquement est reconnu par les administrations et organismes privés. Voir : KBIS gratuit vs payant.