Le KBIS au format PDF est aujourd'hui le format le plus demandé par les entrepreneurs et les professionnels. Rapide à obtenir, facile à stocker et à transmettre, le KBIS numérique a la même valeur juridique que sa version papier. Ce guide vous explique comment télécharger un KBIS en PDF, vérifier son authenticité et le conserver efficacement.
Le KBIS PDF a la même valeur juridique que le document papier. Il est certifié par la signature électronique du greffier et accepté par toutes les administrations.
Pourquoi choisir le format PDF ?
Le KBIS au format PDF présente de nombreux avantages par rapport au document papier :
- Obtention instantanée : disponible en quelques secondes après la commande
- Transmission simplifiée : envoi par email en pièce jointe
- Conservation durable : pas de risque de détérioration ou de perte
- Impression à volonté : autant de copies que nécessaire
- Signature électronique : certifié numériquement par le greffier
- Recherche textuelle : possibilité de rechercher du texte dans le document
Plateformes pour télécharger un KBIS en PDF
1. Infogreffe (pour tous)
Infogreffe est la plateforme la plus utilisée. Tout le monde peut commander le KBIS de n'importe quelle entreprise inscrite au RCS.
- Rendez-vous sur infogreffe.fr
- Recherchez l'entreprise par nom, SIREN ou dirigeant
- Cliquez sur « Extrait KBIS »
- Sélectionnez le format « Téléchargement (PDF) »
- Procédez au paiement (3,37 €)
- Téléchargez immédiatement le fichier PDF
2. MonIdenum (gratuit pour les dirigeants)
La plateforme MonIdenum permet aux dirigeants de télécharger gratuitement et de manière illimitée le KBIS de leur propre entreprise.
3. Guichet Unique de l'INPI (gratuit pour les dirigeants)
Le Guichet Unique offre également le téléchargement gratuit du KBIS pour les représentants légaux.
Sur Infogreffe, le KBIS PDF reste disponible dans votre espace personnel pendant plusieurs mois. Vous pouvez le re-télécharger autant de fois que nécessaire sans frais supplémentaires.
Comment vérifier l'authenticité d'un KBIS PDF
Le KBIS numérique comporte plusieurs éléments de sécurité :
- Signature électronique du greffier : vérifiable dans les propriétés du PDF
- Certificat numérique : émis par une autorité de certification reconnue
- Code de vérification : permet de vérifier l'authenticité en ligne
- Horodatage certifié : date et heure d'émission
- QR code : présent sur certains KBIS pour vérification rapide
Procédure de vérification
- Ouvrez le fichier avec Adobe Acrobat Reader ou un lecteur compatible
- Vérifiez la présence du panneau de signature
- Cliquez sur la signature pour afficher les détails du certificat
- Vérifiez que le certificat est émis au nom du greffe du tribunal de commerce
- Assurez-vous que la signature est valide et non modifiée
Conservation et gestion du KBIS PDF
- Nommez vos fichiers de manière explicite : « KBIS_MaSociete_2026-03-10.pdf »
- Créez un dossier dédié dans votre arborescence professionnelle
- Sauvegardez sur un cloud sécurisé pour éviter toute perte
- Conservez les versions correspondant aux changements majeurs
- N'oubliez pas que le KBIS est généralement demandé de moins de 3 mois
KBIS PDF et dématérialisation
La plupart des organismes acceptent désormais le KBIS au format numérique :
| Organisme | KBIS PDF accepté | Observations |
|---|---|---|
| Banques | Oui | Moins de 3 mois exigé |
| Marchés publics | Oui | Transmission via profil acheteur |
| Assurances | Oui | Copie numérique acceptée |
| Administration fiscale | Oui | Via les téléservices |
| Fournisseurs | Oui | Envoi par email courant |
| Notaires | Variable | Certains exigent l'original papier |
- Le KBIS PDF a la même valeur juridique que le papier
- Disponible immédiatement sur Infogreffe (3,37 €) ou gratuitement pour les dirigeants
- Protégé par signature électronique du greffier
- Accepté par la quasi-totalité des organismes
- Pèse entre 100 Ko et 500 Ko, facile à envoyer par email
Questions fréquentes
Le KBIS PDF a-t-il la même valeur que le KBIS papier ?
Oui, le KBIS numérique a strictement la même valeur juridique que le document papier, conformément au règlement eIDAS sur la signature électronique.
Peut-on imprimer un KBIS PDF pour l'utiliser ?
L'impression constitue une copie, pas un original. Pour la plupart des démarches, c'est suffisant. Certains organismes (notaires) peuvent exiger un original papier.
Le KBIS PDF est-il modifiable ?
Non, le KBIS PDF est protégé par une signature électronique. Toute modification invaliderait la signature et rendrait le document non conforme.
Quelle est la taille d'un fichier KBIS PDF ?
Un KBIS PDF pèse entre 100 Ko et 500 Ko, facile à envoyer par email et à stocker.